HİZMET

Teklif ve iş takip programı

Teklif ve iş takip programı yaptırmak isteyen şirketlerle çalışıyoruz. Teklifler, işler ve müşteri talepleri tek yerde durur. Teknik servisler, ajanslar, mühendislik ve danışmanlık şirketleri için kuruyoruz. İlk sürüm 4–6 hafta içinde kullanıma hazır olur.

Programı sizin iş akışınıza göre yaparız: teklif nasıl hazırlanıyor, kim onaylıyor, iş kime gidiyor, ne zaman faturalanıyor. Hazır bir programa sürecinizi uydurmak yerine, süreci olduğu gibi sisteme taşırız.

İlk sürümde her şeyi taşımayız. En çok vakit kaybettiren tek bir akışla başlarız: çoğu şirkette bu, tekliften işe geçiştir. Ekip programı kullanmaya başlayınca sıradaki akışı ekleriz. Böylece iş durmadan, adım adım geçersiniz.

Görüşme planla Fiyat ve süre

Kimler için?

İşi tekliften teslime kadar birkaç kişinin elinden geçen ve bu yolu Excel dosyalarıyla, WhatsApp gruplarıyla izleyen şirketler için. Ekip büyüdükçe bu düzen taşımaz hâle gelir; bilgi var, ama kimde olduğu belli değildir.

Teknik servis ve bakım şirketleri

Servis takip programı; arıza kaydını, atanan teknisyeni, kullanılan parçayı ve işin durumunu tek kayıtta tutar.

Ajanslar ve danışmanlık şirketleri

Teklif, onay, iş listesi ve teslim tarihleri müşteri bazında izlenir. Kim neyi bekliyor, görünür olur.

Mühendislik ve taahhüt firmaları

Keşif, teklif revizyonları ve iş aşamaları kaydedilir. Hangi revizyonun geçerli olduğu tartışma konusu olmaz.

Toptan satış ve tedarik yapanlar

Fiyat teklifi, sipariş ve sevk durumu aynı kayıt üzerinde ilerler.

Hangi sorunu çözer?

Excel yerine iş takip programına geçmek isteyen şirketlerde dert genellikle aynıdır: bilgi var, ama dağınık.

Hangi dosya güncel?

Teklifler e-postada, bilgisayarda ve ortak klasörde ayrı ayrı durur. Programda her teklifin tek bir kaydı ve görünen bir durumu vardır.

Teklif hazırlamak uzun sürüyor

Her teklif eski bir dosyadan kopyalanır, fiyatlar elle düzeltilir. Teklif hazırlama programı ürün ve hizmet listenizden çalışır; teklif birkaç dakikada çıkar.

İşin durumu soruluyor

"Teklif gitti mi, iş başladı mı?" soruları gün içinde defalarca sorulur. Durum herkesin gördüğü bir panelde durur.

Raporlar elle hazırlanıyor

Ay sonunda kaç teklif verildi, kaçı onaylandı? Bu sayılar dosyalardan toplanmak yerine tek tıkla alınır.

Neler dahil?

Başlangıç paketinde şunlar yer alır. Kapsamı görüşmede iş akışınıza göre netleştiririz.

Müşteri ve ilgili kişi kayıtları
Ürün ve hizmet listesinden teklif hazırlama, PDF çıktısı ve e-postayla gönderim
Teklif durumları: hazırlanıyor, gönderildi, onaylandı, reddedildi
Onaylanan tekliften iş ya da servis kaydı açma, sorumlu atama
İş adımları, notlar, dosya ekleri ve teslim tarihi
Bildirim ve hatırlatmalar: onay bekleyen teklif, geciken iş
Rol ve yetkiler: kim neyi görür, kim neyi değiştirir
Özet raporlar ve Excel'e dışa aktarım

Başlangıç kapsamında yer almayanlar da bellidir: muhasebe ve e-fatura entegrasyonu, stok takibi ve saha ekibi için ayrı mobil uygulama ayrıca konuşulur. Bunlara ihtiyacınız varsa görüşmede söyleyin; kapsamı ve fiyatı buna göre yazarız. İhtiyacınız yoksa önermeyiz.

Nasıl işler?

Örnek senaryo: On kişilik bir klima servis şirketi düşünelim. Müşteri telefonla arıza bildiriyor, kayıt bir Excel dosyasına yazılıyor. Teknisyenlere iş WhatsApp grubundan dağıtılıyor. Teklifler ayrı bir dosyada duruyor. Ay sonunda hangi işin faturalandığını bulmak bir gün sürüyor.

Program kurulduktan sonra arıza kaydı tek ekrandan açılıyor ve teknisyene atanıyor. Teknisyen telefonundan işi görüyor, kullandığı parçayı ve notunu giriyor. Gereken teklif aynı kayıttan hazırlanıp müşteriye gidiyor; onay gelince iş devam ediyor.

Müşteri arayıp işinin durumunu sorduğunda, telefonu açan kişi kaydı açıp yanıt veriyor; teknisyeni aramak gerekmiyor. İş tamamlandığında müşteriye kendiliğinden bilgi gidiyor. Ay sonunda tamamlanan ve faturalanmayı bekleyen işler tek listede duruyor.

Yönetici sabah açık işleri, bekleyen teklifleri ve geciken kayıtları tek panelde görüyor. Bu anlatım kurgusaldır; gerçek bir işletmeyi tarif etmez.

SÜREÇ

Üç adım. Sürpriz yok.

Dinleriz.
İşinizin nasıl yürüdüğünü, nerede vakit kaybettiğinizi anlarız. 20 dakikalık ücretsiz görüşme.
Netleştiririz.
Kapsam, süre ve fiyatı yazılı olarak öneririz. Gerekmeyen özelliği önermeyiz.
Yaparız.
Haftalık ara teslimlerle ilerleriz. Teslimden sonra da destek oluruz.

Fiyat ve süre

İş takip programı yaptırmak ne kadar tutar? Teklif ve iş takip programı, Süreç Otomasyonu paketimizin içinde yer alır. Yandaki fiyat başlangıç fiyatıdır. Kesin fiyatı iş akışınızı dinledikten sonra yazılı olarak veririz.

Fiyatı artıranlar

Muhasebe, e-fatura ya da stok programıyla entegrasyon
Çok sayıda rol, onay adımı ve şube
Excel dosyalarından eski müşteri, teklif ve iş verisinin aktarılması
Saha ekibi için ayrı mobil ekranlar

Fiyatı azaltanlar

Tek bir iş akışıyla başlamak
Az sayıda rol ve sade bir onay süreci
Temiz ve düzenli mevcut veri
Raporların ilk sürümde birkaç temel özetle sınırlı tutulması

Fiyatın yarısını başlangıçta, yarısını teslimde alırız. Büyük işlerde üç aşamalı bir ödeme planı yaparız. Kurulumdan sonra süren giderler sunucu ve kullanıyorsanız e-posta ya da mesaj gönderimidir; kullanıcı sayısı arttıkça bize ödediğiniz bir lisans ücreti oluşmaz. Hangi kalemin neye bağlı olduğunu teklifte yazarız.

Sık sorulan sorular

Mevcut Excel dosyalarımız ne olacak?

Aktarırız. Müşteri listesi, ürün ve hizmet listesi ve açık işler genellikle ilk gün taşınır. Eski kayıtların ne kadarının gerekli olduğuna birlikte karar veririz; veri ne kadar düzenliyse aktarım o kadar kısa sürer.

Aylık ücret var mı?

Kurulum tek seferlik bir iştir; bize kullanıcı başına ya da aylık zorunlu bir lisans ücreti ödemezsiniz. Sunucu gibi altyapı hizmetlerinin kendi kullanım ücretleri vardır; bunları teklifte açıkça yazarız. Dilerseniz teslimden sonra aylık bakım ve geliştirme desteği alabilirsiniz.

Verilerimiz kimde kalır?

Sizde. Sistemi sizin hesaplarınıza kurarız; kod ve veriler size aittir. İstediğiniz zaman dışa aktarabilir ya da sistemi kendi ekibinize devralabilirsiniz.

İş takip programı yaptırmak ne kadar sürer?

Başlangıç paketi 4–6 hafta sürer. Haftalık ara teslimlerle ilerleriz; ekibiniz ilk çalışan ekranları erken görür ve geri bildirim verir.

Hazır bir programla farkı ne?

Hazır program hızlı başlar, ama sizin sürecinize değil, kendi kalıbına göre çalışır. İş akışınız standartsa hazır program yeterli olabilir; bunu görüşmede açıkça söyleriz. Karar için özel yazılım mı, hazır yazılım mı yazımıza bakabilirsiniz.

Kullandığımız muhasebe programına bağlanır mı?

Programın dışarıya veri alıp verme imkânı varsa evet. Görüşmede hangi programı kullandığınızı öğrenir, bağlantının mümkün olup olmadığını ve neye mal olacağını baştan söyleriz.

İlgili yazılar

Süreç · 6 dk okuma

Excel'den iş takip programına geçiş: ne zaman ve nasıl?

Excel'den iş takip programına geçiş ne zaman gerekir, nasıl yapılır? Geçiş zamanını gösteren işaretleri ve işi aksatmadan ilerleyen adımları anlatıyoruz.

Yazıyı oku