Özel yazılım mı, hazır yazılım mı?

İki seçenek değil, üç seçenek var

Karar genellikle iki seçenek gibi sunulur. Aslında üç yol vardır ve en ucuzu çoğu zaman unutulur.

• Süreci değiştirmek: yazılım almadan önce işin kendisini sadeleştirmek. Bazen sorun araçta değil, gereksiz bir adımdadır.
• Hazır yazılım: aylık ücretle kullanılan, herkese aynı sunulan program. Ayarlarıyla işinize bir ölçüde uyar.
• Özel yazılım: iş akışınıza göre yapılan, size ait olan program.

Önce işin önemine bakın

İlk soru şudur: bu iş sizi rakibinizden ayırıyor mu? Muhasebe, bordro, e-posta gibi işler her şirkette aynı yürür. Bu işlerde özel yazılım yaptırmak para ve vakit kaybıdır. İyi bir hazır program alın ve geçin.

Teklif hazırlama biçiminiz, servis sürecinizdeki bir incelik ya da müşteriye sunduğunuz bir kolaylık ise işinizin kendisidir. Bunu hazır bir kalıba uydurmak, sizi siz yapan şeyi törpüler. Özel yazılım burada anlam kazanır.

Arada kalan işler için ölçüt uyumdur. Hazır program işinizin büyük kısmını olduğu gibi karşılıyorsa alın. Karşılamayan kısım için ekip yanında Excel tutmaya başlıyorsa, program işi görmüyor demektir.

Toplam maliyeti hesaplayın

Hazır yazılımın etiket fiyatı düşüktür, ama toplam maliyeti etiketten ibaret değildir. Özel yazılımın yapım bedeli yüksektir, ama sonrası sakindir. İkisini adil karşılaştırmak için birkaç yıllık toplamı yazın.

Hazır yazılım ne zaman doğru seçim?

Hazır yazılımı küçümsemiyoruz. Birçok durumda doğru seçimdir ve bunu görüşmede açıkça söyleriz.

• İş akışınız sektördeki herkesle aynıysa.
• Hemen başlamanız gerekiyorsa ve bekleyecek vaktiniz yoksa.
• Kullanıcı sayınız azsa ve yakın zamanda artmayacaksa.
• İhtiyacınız henüz net değilse; önce hazır bir araçla deneyip öğrenmek istiyorsanız.
• Ürüne sahip çıkacak, kararları verecek biri yoksa.

Özel yazılım ne zaman doğru seçim?

Özel yazılım, hazır programın zorlandığı yerde değer üretir.

• Hazır programı kullanabilmek için sürecinizi bozmanız gerekiyorsa.
• Ekip programın yanında Excel ya da WhatsApp grubuyla paralel bir düzen kurduysa.
• Birkaç ayrı programı birbirine elle bağlıyorsanız: birinden kopyalayıp diğerine yapıştırıyorsanız.
• Kullanıcı sayısı arttıkça lisans ücreti yapım bedelini aşacak noktaya geliyorsa.
• Verinin sizde durması ve sağlayıcıya bağımlı kalmamak önemliyse.

Excel bir uyarı işaretidir

Şirketlerde sık karşılaşılan bir durum şudur: bir program alınmıştır, ama asıl iş hâlâ Excel'de yürür. Teklifler bir dosyada, iş takibi başka bir dosyada, raporlar üçüncü bir dosyadadır.

Bu, ekibin tembelliği değildir. Programın işe uymadığının kanıtıdır. İnsanlar işi yürütmek için en az dirençli yolu bulur. O yol Excel ise, yazılım kararını yeniden düşünmenin vakti gelmiştir.

Bu geçişin nasıl yapılacağını Excel'den iş takip programına geçiş yazımızda adım adım anlatıyoruz.

Karışık yol çoğu zaman en iyisidir

Karar ya hep ya hiç değildir. Sağlıklı şirketlerin çoğu karışık bir düzen kurar: standart işler için hazır yazılım, kendine özgü iş için özel yazılım, ikisinin arasında da bağlantı.

Örneğin muhasebe hazır programda kalır. Teklif ve iş takibi özel yapılır. Onaylanan iş muhasebe programına kendiliğinden aktarılır. Böylece yalnızca gerçekten size özgü olan kısma para harcarsınız.

Biz de işe böyle yaklaşırız. Görüşmede hazır bir programın işinizi göreceğini düşünürsek bunu söyleriz. Gerekmeyen yazılımı önermeyiz.

Özel yazılım mı, hazır yazılım mı: beş soru

Kararı vermeden önce şu beş soruyu yazılı olarak yanıtlayın. Yanıtlar çoğu zaman kararı kendiliğinden verir.

• Bu iş bizi rakipten ayırıyor mu, yoksa herkesin yaptığı bir iş mi?
• Hazır program işimizin ne kadarını olduğu gibi karşılıyor?
• Birkaç yıllık toplam maliyet iki seçenekte ne kadar?
• Veri kimde duracak ve ayrılmak istersek ne olacak?
• Ürüne içeride kim sahip çıkacak?

Ara yol: hazır yazılımı özelleştirmek

Bazı hazır programlar eklentilerle ya da kendi ayar araçlarıyla özelleştirilebilir. Bu, iki seçenek arasında makul bir ara yoldur, ama sınırlarını bilmek gerekir.

Küçük uyarlamalar için iyi çalışır: bir alan eklemek, bir raporu değiştirmek, bir bildirimi ayarlamak. Program işinizin büyük kısmını zaten karşılıyorsa bu yeterlidir.

Uyarlama büyüdükçe durum değişir. Programın izin verdiği kadarını yapabilirsiniz, fazlasını değil. Sağlayıcı bir güncelleme yaptığında uyarlamanız bozulabilir. Yapılan iş o programa özgüdür; başka bir programa geçerseniz yanınızda götüremezsiniz.

Kaba bir ölçüt: programı kullanmak için yapılan uyarlama, programın kendisinden daha karmaşık hâle geliyorsa, yanlış araca yatırım yapıyorsunuz demektir.

Aynı sorun, iki farklı karar

Örnek senaryo: İki şirket de tekliflerini Excel'de hazırlıyor ve bundan şikâyetçi. İlki standart ürünler satan bir toptancı. Teklifi, bir ürün listesinden kalem seçip adetle çarpmaktan ibaret. İkincisi proje bazlı çalışan bir mühendislik firması. Teklifi keşif sonucuna, malzeme ve işçilik hesabına, birkaç onay adımına dayanıyor.

Toptancı için hazır bir teklif programı doğru seçimdir. İhtiyacı standarttır; program ilk günden işini görür. Özel yazılım yaptırması gereksiz bir masraf olur.

Mühendislik firması hazır programı denediğinde hesaplama biçimini programa sığdıramaz. Ekip hesabı yine Excel'de yapar, sonucu programa elle girer. İki araç birden kullanılır. Bu firma için özel bir teklif ve iş takip sistemi, hesabı ve onayı tek yerde toplar.

Aynı şikâyet, iki farklı doğru yanıt. Bu anlatım kurgusaldır; gerçek şirketleri tarif etmez.

Özel yazılımın riskleri

Özel yazılımı satan bir stüdyo olarak risklerini de söylememiz gerekir. Özel yazılım her sorunun çözümü değildir.

• Sahiplik ister. İçeride kararları verecek, ekibin kullanmasını sağlayacak biri yoksa en iyi sistem de rafta kalır.
• Vakit alır. Hazır program yarın kullanılır; özel yazılım haftalar sonra.
• Yapana bağımlılık doğabilir. Kod ve hesaplar sizin adınıza değilse, yapan kişiyle yollarınız ayrıldığında zorlanırsınız.
• Bakım gerektirir. Yazılım yaşayan bir şeydir; küçük de olsa süren bir ilgi ister.
• Kapsam kayabilir. Sınırları yazılı olmayan bir proje büyümeye meyillidir.

Geçiş maliyetini unutmayın

Hangi yolu seçerseniz seçin, bir geçiş maliyeti vardır: eski verinin taşınması, ekibin alışması, bir süre iki düzenin birlikte yürümesi. Bu maliyet çoğu karşılaştırmada hesaba katılmaz.

Hazır programdan çıkmak da bir geçiştir. Bir programa girmeden önce çıkışını sorun: veriyi hangi biçimde, ne kadar eksiksiz dışa alabiliyorsunuz? Yanıt belirsizse, o programa girdiğiniz her kayıt çıkışı biraz daha pahalılaştırır.

Firma seçerken de aynı soruyu sorun. Hangi soruların işe yaradığını yazılım firması nasıl seçilir yazımızda topladık.

Kararı kim vermeli?

Yazılım kararı çoğu zaman ya yalnızca yöneticiye ya da yalnızca teknik kişiye bırakılır. İkisi de eksik kalır.

İşi her gün yapan kişiler, hazır programın nerede zorladığını en iyi bilir. Yönetici, işin şirket için ne kadar önemli olduğunu ve bütçeyi bilir. Teknik bir göz, entegrasyonun ve veri taşımanın gerçekte ne kadar iş olduğunu söyler.

Kararı vermeden önce bu üç bakışı aynı masaya getirin. Hazır bir programı deneme sürümüyle, gerçek bir işle ve işi yapan kişilerle sınayın. Bir haftalık deneme, aylarca sürecek yanlış bir yatırımı önleyebilir.

Karar vermemek de bir karardır

İki seçenek arasında kalıp beklemek, bedelsiz gibi görünür. Değildir. Karar ertelendikçe iş Excel'de, mesajlarda ve insanların aklında yürümeye devam eder. Her gün biraz vakit ve arada bir kaçan bir iş, görünmeyen bir maliyettir.

Belirsizlik büyükse küçük bir adım atın. Hazır bir programı tek bir ekiple deneyin ya da özel yazılımı tek bir iş akışıyla başlatın. Küçük bir adım, büyük bir karardan daha çok şey öğretir.

Özet

Herkesin aynı yaptığı işlerde hazır yazılım alın. Sizi farklı kılan işte ya da hazır programın yanında Excel tutmaya başladığınız yerde özel yazılım yaptırın. Kararı etiket fiyatına göre değil, birkaç yıllık toplam maliyete ve veri sahipliğine göre verin.

Teklif ve iş takibi, özel yazılımın en sık karşılığını verdiği alandır. Nasıl kurduğumuzu teklif ve iş takip programı sayfamızda görebilirsiniz.