İhracat için web sitesi, yurt dışındaki bir satın almacının sizi tanımadan, sizinle konuşmadan önce kısa listeye alıp almayacağına karar verdiği yerdir. Bu kararı üç şey belirler: ürününüzü kendi dilinde ve teknik değerleriyle bulabiliyor mu, üretim kabiliyetinize ve belgelerinize güvenebiliyor mu ve teklif istemek ne kadar kolay. Bu yazıda bu üç parçayı, yani çok dilli katalogu, güven bilgisini ve teklif talep formunu (RFQ) bir üretici gözüyle ele alıyoruz.
Satın almacı sitenizde ne arar?
Yurt dışındaki bir satın almacı sitenize genellikle bir arama, bir fuar kartviziti ya da bir tedarikçi listesi üzerinden gelir. Amacı bilgi toplamaktır; henüz sizinle konuşmak istemez. Aradığı şeyler de bellidir.
- Ürün ve teknik değer: ölçü, malzeme, tolerans, kapasite, standart.
- Üretim kabiliyeti: hangi prosesler, hangi tezgâhlar, hangi miktarlar.
- Belgeler: kalite yönetim belgesi, ürün uygunluk belgeleri, test raporları.
- Ticari çerçeve: minimum sipariş, teslim şekli, ihracat yaptığınız bölgeler.
- Teklif yolu: kime, hangi bilgiyle ve nasıl teklif isteyeceği.
PDF katalog neden yetmez?
Birçok üreticinin sitesinde katalog tek bir PDF dosyasıdır. Bu dosya fuarda işe yarar, ama sitede üç sorun yaratır. Satın almacı aradığı ölçüyü dosyanın içinde bulmak için sayfa sayfa gezmek zorunda kalır. Telefonda dosya zor okunur. Arama motoru da dosyanın içindeki ürünleri ayrı ayrı sayfalar olarak göstermez.
Çözüm, katalogu sayfaya taşımaktır: her ürün ya da seri kendi sayfasında, teknik değerleri bir tabloda, süzülebilir bir listede. PDF yine indirilebilir kalabilir; ama asıl bilgi sayfada durmalıdır.
İhracat için web sitesi hangi dillerde olmalı?
İlk dil genellikle İngilizcedir, çünkü satın almacıların büyük kısmı teknik bilgiyi İngilizce okuyabilir. Ama ana pazarınız belliyse o pazarın dili İngilizceden daha güçlü bir sinyaldir. Almanya'ya satan bir üretici için Almanca ürün sayfaları, Orta Doğu'ya satan için Arapça sayfalar satın almacıyı daha kolay ikna eder.
Çok dil açmak yerine az dili derin açmak daha iyidir. İki dilde eksiksiz bir site, beş dilde yarım bir siteden daha çok iş getirir. Yarım çevrilmiş bir site, ziyaretçiye işin geri kalanının da yarım kalacağı izlenimini verir.
Teknik çeviri ayrı bir iştir. Ürün adları, birimler ve standart adları sektörün kullandığı terimlerle yazılmalıdır. Makine çevirisiyle başlayıp işin dilini bilen biri tarafından kontrol ettirmek makul bir yoldur.
Dil sürümlerini arama motoruna doğru tanıtın
Her dil sürümü kendi adresinde durmalıdır; örneğin /en/ ve /de/ gibi ayrı bölümler. Google, aynı içeriğin farklı dil ya da bölge sürümleri olduğunda bunu hreflang işaretleriyle belirtmeyi önerir (Google Search Central: yerelleştirilmiş sürümler).
Aynı belgeye göre her sürüm, kendisi de dahil olmak üzere tüm dil sürümlerini listelemelidir; sürümler birbirini karşılıklı göstermezse işaretler yok sayılabilir. Hiçbir dile uymayan ziyaretçi için varsayılan sürümü göstermek üzere x-default değeri kullanılabilir (Google Search Central: yerelleştirilmiş sürümler).
Bunlara ek olarak her sayfanın kendi dilini belirten dil etiketi olmalı, sayfa başlığı ve açıklaması o dilde yazılmalıdır. Ziyaretçinin dilini tarayıcıdan tahmin edip zorla yönlendirmek yerine, sayfanın üstünde görünür bir dil seçici sunmak daha güvenlidir.
Ürün sayfası kontrol listesi
Katalogu sayfaya taşırken her ürün ya da seri sayfasında aynı düzeni kullanın. Satın almacı birkaç ürün sayfasına baktıktan sonra aradığı bilginin nerede durduğunu öğrenir ve sayfalarınızı daha hızlı karşılaştırır.
- Ürün adı ve kodu: satın almacının teklif talebinde ve yazışmada kullanacağı kod sayfanın üstünde görünsün.
- Teknik değer tablosu: ölçüler birimleriyle birlikte; hedef pazarınız farklı bir ölçü sistemi kullanıyorsa iki birim yan yana.
- Malzeme ve yüzey seçenekleri: standart olanlar ve isteğe göre yapılabilenler ayrı ayrı.
- İlgili belgeler: bu ürün için geçerli uygunluk belgeleri ya da test raporları, adı ve kapsamıyla.
- İndirilebilir dosyalar: teknik çizim ya da ürün föyü, sayfadaki bilginin yerine değil yanına.
- Teklif düğmesi: ürünü teklif listesine ekleyen ya da forma götüren görünür bir düğme.
Teklif talep formu (RFQ) nasıl kurulur?
B2B satışta iş çoğu zaman bir teklif talebiyle başlar. Teklif talebi, İngilizcede request for quotation, kısaca RFQ olarak geçer. İyi bir form, satış ekibinizin sonradan sormak zorunda kalacağı bilgileri baştan ister; ama satın almacıyı da uzun bir anketle yormaz.
| Alan | Neden | Zorunlu mu? |
|---|---|---|
| Ürün ya da seri | Katalogdan seçilir; yanlış anlaşılmayı önler | Evet |
| Adet ve yıllık ihtiyaç | Fiyatı ve üretim planını doğrudan etkiler | Evet |
| Teknik çizim ya da şartname | Özel ölçülü işlerde teklifin temelidir | Özel işlerde |
| Malzeme ve yüzey işlemi | Standart dışı istekleri baştan yakalar | Hayır |
| Teslim yeri ve teslim şekli | Navlun ve teslim koşulu teklife girer | Evet |
| İstenen teslim tarihi | Kapasiteye uyup uymadığını gösterir | Hayır |
| Firma, ülke ve iletişim | Kime ve hangi dilde dönüleceği | Evet |
Katalogdan forma tek adım
En kullanışlı akış, satın almacının katalogda gezerken ürünleri bir listeye eklemesi ve listeyi teklif talebine çevirmesidir. Böylece birden fazla kalem tek talepte gelir; ürün adları ve kodları satın almacının yazdığı serbest metinden değil, katalogdan gelir.
Form gönderildiğinde satın almacıya kendi dilinde bir onay gitmeli: talebin alındığı, kimin ve ne zaman döneceği. Sizin tarafınızda ise talep bir listeye düşmeli ve bir kişiye atanmalıdır.
Talep geldikten sonra ne oluyor?
Siteden gelen teklif talepleri e-posta kutusuna dağılırsa takip kişiye bağlı kalır. Hangi talep incelendi, hangisine teklif verildi, hangisi kazanıldı ya da kaybedildi; bunlar bir yerde durmazsa hem fırsat kaçar hem de hangi pazardan ne kadar talep geldiğini bilemezsiniz.
Basit bir teklif paneli bu soruların yanıtını tek ekranda verir: yeni, inceleniyor, teklif verildi, kazanıldı, kaybedildi. Teklifleri Excel'den bir takip programına taşıma konusunu Excel'den iş takip programına geçiş yazımızda ayrıntılı anlattık.
Çok dilli sitelerde sık yapılan hatalar
Dil sürümü açılmış sitelerde sorun çoğu zaman sayfa metninde değil, kenarda kalan ayrıntılardadır. Satın almacı bu ayrıntılara takıldığında sitenin geri kalanına da güveni azalır.
- Formun hata mesajları, onay e-postası ve teşekkür ekranı Türkçe kalır.
- Ondalık ayırıcı ve tarih biçimi ziyaretçinin alıştığından farklıdır; 1,5 ile 1.5 karışır.
- Telefon numarası ülke kodu olmadan yazılır, yurt dışından aranamaz.
- Satış ekibinin e-posta yanıtları sitedeki dille değil, Türkçe hazır metinle gider.
- Ziyaretçi tarayıcı diline göre zorla başka bir sürüme yönlendirilir ve geri dönemez.
Saat farkı ve ilk yanıt
Yurt dışından gelen teklif talebi çoğu zaman sizin mesainiz dışında düşer. Satın almacı aynı ürünü birkaç tedarikçiye sormuşsa ilk dönen firma bir adım öne geçer. Form gönderildiğinde giden otomatik onay bu yüzden önemlidir: talebin alındığını, hangi kişinin ilgileneceğini ve ne zaman dönüleceğini satın almacının dilinde söyler.
Verdiğiniz yanıt süresini gerçekçi seçin ve tutun. Söz verilen sürede dönmeyen bir tedarikçi, teslim tarihinde de söz tutmayacağı izlenimini verir.
Güven bilgisini görünür yapın
Satın almacı sizi ziyaret etmeden önce sitenizden bir izlenim edinir. Fabrika ve tezgâh fotoğrafları, üretim prosesleri, kalite kontrol adımları ve belgeler bu izlenimin temelidir. Belgeleri yalnızca logo olarak değil, adı, kapsamı ve geçerlilik tarihiyle birlikte verin.
Kaynağı gösterilmeyen rakamlardan ve adı verilmeyen büyük müşterilerden kaçının. Deneyimli bir satın almacı bunları hemen fark eder. Gerçek tezgâh listesi ve gerçek kapasite bilgisi, parlak bir slogandan daha ikna edicidir.
Fuardan sonra site devreye girer
Birçok ihracatçı için ilk temas hâlâ fuarda olur. Fuarda kartvizit alan satın almacı, otele döndüğünde ya da ülkesine dönünce sitenize bakar ve tanıştığı firmaları karşılaştırır. Fuar standındaki izlenim ile sitedeki izlenim aynı değilse, standa yapılan yatırımın bir kısmı boşa gider.
Bu yüzden fuardan önce siteyi gözden geçirin: fuarda öne çıkaracağınız ürünler sitede kendi sayfasında, satın almacının dilinde ve teklif formuna bağlı olmalı. Kartvizite ya da broşüre konan bağlantı ana sayfaya değil, doğrudan ilgili ürün grubuna gitmelidir. Fuardan sonraki haftalarda gelen teklif taleplerini ayrı işaretlemek, fuarın size ne getirdiğini de ölçmenizi sağlar.
Bir örnek üzerinden
Örnek projelerimiz arasında Kavis Makina adında, konveyör bileşenleri ve talaşlı imalat yapan kurgusal bir üretici için hazırladığımız site var. Katalogda tambur, rulo ve çizime göre işlenmiş parçalar süzülüyor; teklif formu katalogdan seçilen kalemlerle doluyor ve talepler panelde durumlarıyla izleniyor. Demo Türkçe yayın yapıyor; çok dilli yapıyı sağlık turizmi örneğimizde gösteriyoruz. İkisini de örnek projeler sayfasından açabilirsiniz. Kavis Makina kurgusaldır; bir müşterimiz değildir.
Başlamadan önce kontrol edin
Mevcut sitenizin yurt dışındaki satın almacıya hazır olup olmadığını görmek için ücretsiz site karnesi aracını kullanabilirsiniz. Araç hıza, telefon uyumuna, arama motoru etiketlerine, dil ve hreflang ayarlarına ve iletişim bağlantılarına bakar.
Site ilk ekranda ziyaretçi kaybediyorsa nedenlerini web sitesi neden müşteri getirmiyor yazımızda tek tek ele aldık.
Özet
İhracat için web sitesinin üç parçası vardır: satın almacının dilinde, sayfada duran ve teknik değerleriyle süzülebilen bir katalog; üretim kabiliyetini ve belgeleri açıkça gösteren bir güven bölümü; ve katalogdan seçilen kalemlerle dolan, talebi bir listeye düşüren bir teklif formu. Dil sürümleri ayrı adreslerde durmalı ve birbirini karşılıklı göstermelidir.
Katalog ve teklif formunu birlikte kurduğumuz paketi üretim firması web sitesi sayfamızda, teklifleri siparişe kadar izleyen sistemi teklif ve iş takip programı sayfamızda anlatıyoruz.